Як правильно організувати робочий день без стресу і поспіху

Не справляєтеся з потоком роботи? Не знаєте, як правильно розставити пріоритети ? Тонете в дедлайнах? Причиною є неправильний розподіл робочого часу. Як відновити продуктивність і контроль, розповів портал Quartz at work. А ми пропонуємо адаптований переклад цього матеріалу.

Але не варто впадати у відчай. Це замкнене коло можна зруйнувати за допомогою пріоритезації, сфокусованості та ставці на власний невичерпний ресурс (хоча, іноді так не здається) – енергію. Нижче перераховано все те, що вам потрібно знати про структурування роботи впродовж дня.

Існує проста матриця 2*2, названа на честь президента США Дуайта Ейзенхауера, яка допоможе вам правильно розставити пріоритети. Одного разу політик сказав, що у нього завжди є два типи проблем – термінові і важливі. Термінові – не важливі, а важливі ніколи не бувають терміновими.

Найімовірніше, складаючи план дій на день, ви теж поділяєте справи на “термінові” і “важливі”. Матриця Ейзенхауера допоможе вам розібратися, в чому різниця між ними. Вона складається з чотирьох осередків і двох осей – “терміновість” та “важливість”. Достатньо витратити всього кілька хвилин і категоризувати кожне зі своїх завдань, щоб зрозуміти, на які справи ви витрачаєте час даремно.

 

Термінові, але не важливі завдання, як правило, є джерелом відволікання. Вони складаються з повідомлень від колег, запрошень на зустрічі і т.д. та змушують нас постійно знаходиться в “режимі відповіді”. Крім того, вони відволікають від найголовнішого – важливих, але не термінових завдань. Останні не мають чітких термінів і, у випадку, наприклад, з керівниками, включають в себе роботу над стратегічними ідеями, довгострокове планування, інвестування в таланти або створення бренду. Можете уявити собі наслідки відстрочки подібних справ?

Венчурний капіталіст Сем Альтман називає галас навколо світу digital – “однією з найбільших криз у сфері психічного здоров’я нашого часу”. Ми перевіряємо смартфони по 150 раз на день і, за даними професора комп’ютерних наук Кела Ньюпорта, це значно знижує здатність до ясного і творчого мислення.

Ньюпорт вважає, що можливістю зосередитися на поглибленій роботі є інтенсивне виконання завдань за одиницю часу. Він цитує одну з тактик професора Університету Пенсільванії Адама Гранта, яка полягає у виконанні складної, але важливої ​​інтелектуальної роботи протягом тривалого, безперервного відрізка часу. Для Гранта це означає присвятити осінній семестр викладанню, а весняний та літній – дослідженням.

Якщо ваша робота не дозволяє вам витрачати максимум часу на певні завдання, не турбуйтеся. Ньюпорт рекомендує ввести “фіксовану продуктивність”, яка дозволить скласти чіткий, збалансований графік праці і відпочинку. Це передбачає, в тому числі, й відсутність роботи після 17:30. Якщо такий підхід не спрацює, можна звернутися до полегшеної версії поглибленої роботи – методу Pomodoro, що включає в себе послідовність декількох 25-хвилинних періодів напруженої роботи, відокремлюваних один від одного часом на відпочинок.

Пол Грем, засновник стартап-інкубатора Y Combinator, розрізняє два типи розкладів – розклад “творця” (the maker) і менеджера. Якщо протягом дня ви чергуєте зустрічі, конференції та відповіді на листи, то, швидше за все, живете за розкладом менеджера. Вони, як правило, організовують свій день по годинах. “Творці” ж, до яких відносяться письменники, програмісти і художники, поділяють роботу на довгі, безперервні відрізки часу. Як правило, графіки обох типів співробітників перетинаються на нарадах. І кожен з них повинен розуміти наслідки таких зустрічей. Навіть коротка нарада може змусити вас відкласти амбітний проект на потім. Тому, плануючи чергову зустріч, обов’язково запитуйте себе про її необхідність.

 

Трохи хороших новин – існує новий підхід до управління часом, який рекомендує зробити акцент на власну енергію. На відміну від часу, який має властивість закінчуватися, енергію можна поповнювати.

Основи цього методу описані в книзі Тоні Шварца і Джима Лоері “Сила повної участі”. Вони полягають в тому, що отримати максимум продуктивності від свого персоналу можна тільки за допомогою зміцнення і поповнення його фізичної, ментальної, емоційної і духовної енергії. Так, фізичну енергію можна поповнювати, організувавши, наприклад, заняття з фітнесу. Поповнення емоційної енергії – допомога в боротьбі зі стресами, а розумової – робота з довгостроковими завданнями. Що ж стосується духовної складової, то люди отримують цю енергію, коли бачать сенс в тому, що роблять. Вони краще фокусуються і демонструють наполегливість.

З’їжте “жабу”

Ви коли-небудь стикалися зі страшними завданнями, які постійно присутні в переліку справ і тиснуть на людину, позбавляючи її продуктивності? Саме ці завдання називаються жабами. І їх потрібно намагатися “з’їдати” якомога швидше.

Звичка негайно вирішувати такі завдання допоможе відчути себе переможцем на самому початку робочого дня, отримати заряд енергії та необхідний імпульс. Проковтнувши “жабу”, одразу ж переходьте до решти завдань і беріться за найзначніші з них…

Джерело: https://uamodna.com