Коли ми чуємо «комунікація»? в нашій голові одразу виникає образ двох або декількох людей, які спілкуються між собою. Зараз це ще може бути переписка в соціальних мережах, месенджерах, чатах. Та в цьому процесі завжди є дійові особи.
Часто громадські організації забувають, що вони – дійові особи у мистецтві комунікацій. Однією з поширених помилок в комунікації – відсутність зворотного зв’язку.
Чи було у вас таке, що ви заповнюєте аплікаційну форму, пишете електронний лист на пошту організації, а у відповідь тиша. Ви нервуєте, бо розраховували, вже почали собі щось планувати, а тут хоп! І тиша…
Мені це добре знайомо… А ще я знаю іншу сторону медалі, коли організацію завалюють листами, є сотні аплікаційних форм і деякі з них абсолютно не відповідають критеріям, які прописувалися і якби на них і відповідати не хочеться взагалі та й по суті не потрібно, це ж не той, кого очікували. АЛЕ відповідати слід завжди, як на мене.
Коли ВИ запрошуєте людей на захід, подбайте вже з перших хвилин, про те щоб їм захотілося прийти до вас ще:
? Визначайте дедлайни – коли ви створюєте Google-анкету, подію, вказуйте дату, до якої необхідно зареєструватись. Бажано, щоб цей дедлайн не був у переддень вашого заходу, адже людям потрібно нагадати про вас – написати лист-запрошення на електронку, зателефонувати за декілька днів до події. Ремарка – дзвонити має спеціаліст_ка, що добре володіє інформацією і з хорошими комунікативними навичками, бо у людей можуть виникнути додаткові запитання і якщо вони не отримають відповіді на них, навряд прийдуть на захід.
? Завжди відповідайте на реєстраційні форми, які створюєте, навіть якщо анкета зовсім не відповідає критеріям, навіть, якщо їх сотні і «у вашій каві крові вже нема», створіть шаблон і зробіть розсилку, подякуйте людям за цікавість до вашої діяльності, попросіть підписатися на вас у соціальних мережах і слідкувати за новинами, запрошуйте на наступні заходи, покажіть, що вони для вас важливі.
? Будьте чемними з людьми, не забувайте вітатися з ними, бажати гарного дня і головне відповідайте вчасно. Коли мені на мій лист відповідають через три дні, а то і більше, ну це трохи засмучує, відверто кажучи. Або ще, приходить підтвердження про участь у заході із проханням надати ще додаткову інформацію, придбати та відправити квитки. Потенційні учасники_ці все відправили і у відповідь тиша. В таких випадках вони можуть так і залишитись потенційними, а не реальними. Не полінуйтесь, «черканіть» Ви людям «Дякую, отримали.».
? Налаштуйте у соціальних мережах та електронній пошті автовідповідачі. Люди розуміють, що це автоматична відповідь та все ж це приємно, з’являється відчуття, що ти важлива_ий для цієї організації.
? По секрету – створюйте електонну базу людей, які відвідували ваші заходи та іноді запрошуйте їх і на інші, тільки не спамте, все має бути в міру, хоча я думаю ви давно вже це практикуєте.
Дійсно, все це зжирає дуже багато часу та відсутність відповіді зжирає вашу репутацію і довіру цільової аудиторії! Покладіть на терези ці обидва аспекти і зважте, що важливіше для вас. І пам’ятайте, що для успішної комунікації завжди має бути людина готова лупати разом з вами цю скалу.
P.S. Не сприймайте мої слова за абсолютну істину, я просто ділюсь з вами своїм досвідом і через всі ці факапи прошкандибала сама.
Вікторія Безсмертна
Директорка з комунікацій, Інститут Креативних Інновацій
Інформаційна координаторка, Партнерство громадських організацій та ініціатив “Громадський Ресурс Полісся“
